Staten styrer mod lovpligtigt e-indkøb

Den 1. marts 2020 forventes et nyt indkøbscirkulære at træde i kraft for statslige institutioner. Det vil betyde, at Statens institutioner (ministerier og styrelser) skal købe ind via en elektronisk indkøbsløsning på en række forpligtende aftaler. Til formålet har Moderniseringsstyrelsen sørget for det fælles statslige system Indfak, hvor institutionerne kan bestille varer og services direkte ved deres foretrukne leverandører.

De forpligtende aftaler for staten er fx. køb indenfor følgende områder:

• Møbler
• Rengøringsartikler
• Kontorartikler
• Tele, data og internet
• Computer- og IT-udstyr

Med det nye indkøbscirkulære tager den danske stat et syvmileskridt frem mod fuldt elektronisk samhandel med leverandørerne, hvor alt fra bestillingen over varemodtagelsen og til håndteringen af fakturaen håndteres elektronisk.

Undervejs i processen godkendes ordren og den konteres, hvorefter ordrer og fakturaer automatisk matches og sammenholdes. Det automatiserer en stor del af fakturahåndteringen, således at der spares tid i økonomiafdelingerne, den aftalte pris verificeres på fakturaen og der sker færre manuelle fejl ift. kontering og ompostering. Dertil kommer at der altid købes ind hos de rette leverandører til de forhandlede priser (herunder sikring af rabatter, reducering af gebyrer, fragtrater m.v.)
Året ud er der fokus på optimeringen af indkøbsprocessen for hvert ministerområde, således at alle er klar med en optimeret indkøbsproces inden 1. marts 2020.

Parallelt med at staten arbejder hen imod lovpligtigt e-indkøb, så er det KL’s målsætning at alle kommuner inden udgangen af 2020 skal have implementeret og anvende e-handel som en naturlig del af indkøbsopgaven. Noget langt de fleste kommuner allerede er på plads med.

I 2005 gik staten foran med indførslen af elektroniske fakturering. Nu gør staten det igen med lovpligtig e-indkøb, hvilket styrker den elektroniske samhandel mellem virksomheder – ikke bare i offentligt regi, men også i den private sektor.