Favrskov Kommune effektiviserer indkøb og fakturahåndtering med e-handel

Favrskov Kommune har indgået en 4-årig aftale med Tricom om implementering af løsning til understøttelse af e-handel i kommunen. Det gælder håndtering af indkøbsprocessen decentralt, såvel som procesoptimeringer i håndteringen af fakturabetalinger gennem automatisk match mellem ordrer og fakturaer.
I Favrskov Kommune foregår alt indkøb decentralt og e-handelsløsningen skal hjælpe til med at sikre, at de aftalebelagte varer og ydelser købes ind nemt og hurtigt. Løsningen er fuldt integreret med kommunens ERP-system KMD Opus, og håndterer hele processen fra bestilling over varemodtagelse og til match af indkomne fakturaer med afsendte ordrer.

En endnu bedre aftaleoverholdelse giver besparelser og optimerer tid for kommunens medarbejdere – det er til gavn for både kommunens institutioner og for borgerne

“Vi har i Favrskov Kommune allerede en flot aftalecompliance på brugen af indgåede aftaler. Med indkøbsløsningen fra Tricom bliver det imidlertid endnu nemmere at finde varer og services på vores aftaler og bestille hos de rette aftaleleverandører. Vi forventer derfor både at se en endnu bedre aftaleoverholdelse, såvel som realisere en besparelse i tid på tværs af kommunens institutioner til gavn for kommunens borgere”, fortæller Henriette Halgaard Rasmussen, der er Sekretariats- og borgerservicechef i Favrskov Kommune.

Ved at integrere Tricoms e-handelsløsning til økonomisystemet opnår man store fordele i administrationen af data og sikrer at alle ordrer afgives på baggrund af de rette konteringsregler, at fastsatte godkendelsesgrænser overholdes, at der kun handles med leverandører, der allerede er oprettet i økonomisystemet og at brugere og rettigheder kun vedligeholdes ét sted. I tillæg er løsningen også integreret til Favrskov Kommunes Active Directory (brugerstyring), der gør at brugerne automatisk kan genkendes ud fra deres login på arbejdscomputerne og man derfor ikke skal indtaste brugernavn og adgangskode hver gang man skal bestille varer eller services.

Tricom gør det nemt og hurtigt at handle – og det sikres automatisk at kommunens godkendelsesregler overholdes. Dermed kan vi også spare tid i behandlingen af fakturaer fra leverandørene

“Brugerne logger på med et klik på et ikon på desktoppen”, fortæller projektleder for e-handel Mette Rasmussen, og fortsætter “Det gør det nemt og hurtigt at handle. Man skal heller ikke læse en tung manual, men blot vælge de varer eller serviceydelser, der er behov for og derefter sende ordren afsted. Løsningen hjælper til med at sikre konteringen og godkendelsen af ordrerne, således at hele grundlaget for betalingen af fakturaen er på plads allerede inden ordren sendes til leverandøren. Det gør at vi kan spare meget tid i behandlingen af fakturaer”.

Når en leverandør sender en faktura på baggrund af en afgivet elektronisk ordre, bliver ordre og faktura automatisk matchet sammen. Løsningen tjekker for om ordren er varemodtaget, og hvis varer, vareantal og beløb stemmer overens, overføres konteringen automatisk til fakturaen og den lægges klar til betaling på forfaldsdatoen i KMD OPUS. Tidligere skulle fakturaer afstemmes manuelt med ordrer, det skulle sikres at varerne eller den bestilte service var leveret og derefter skulle fakturaen konteres og betales. Med automatisk match fra Tricom bliver det nemmere og hurtigere at sikre fakturabetalinger, og økonomiafdelingen får hurtigt overblik over, hvilke fakturaer, der ikke stemmer med de afgivne ordrer og hvor man derfor skal tage stilling til en afvigelse

Indkøbsløsningen blev taget i brug allerede i april 2017 af de første brugere og gradvist får flere og flere brugere og institutioner adgang, hvilket for alvor tager fart i september måned.

Vi er i Tricom glade for at kunne byde Favrskov Kommune velkommen til Tricom-familien, og ser frem til fortsat godt samarbejde.

For mere information, kontakt:
Projektleder for e-handel Mette Rasmussen på 8964 6233 / e-mail mera@favrskov.dk eller COO Thue Kjelstrøm fra Tricom på 5374 7216 / e-mail tbk@tricom.dk

© 2017 Tricom - CVR 33574223. All rights reserved.